Fanzingo söker nu en strukturerad och självgående administrativ koordinator till en bred roll inom ekonomi, organisationsadministration och verksamhetsstöd. Du arbetar nära operativ chef, VD och projektledare och ser till att administrativa processer, rutiner, underlag och system fungerar och är uppdaterade.
Dina arbetsuppgifter
Ekonomi och löneadministration – en stor del av rollen:
- Hantera leverantörsfakturor, kundfakturering, kvitton, utlägg och företagskort
- Registrera ekonomiska underlag i Visma/Spiris och förbereda betalningar
- Sammanställa underlag till bokförings- och lönekonsult, t.ex. avvikelser och förmåner
- Uppdatera budget- och uppföljningsdokument med bokförda utfall och personalkostnader
- Rapportera uppgifter till bland annat Collectum, Fora och Försäkringskassan
- Sammanställa siffror, diagram och ekonomiska underlag inför styrelsemöten
Organisation:
- Förbereda underlag inför styrelsemöten och årsstämma – dagordningar, handlingar, efterföljande uppdateringar och myndighetsrapportering
- Huvudansvar för protokollföring och färdigställande av protokoll
- Samordna arbetet med verksamhetsberättelsen, samla in material och skriva vissa organisationsövergripande delar
- Säkerställa att verksamhetsstatistik rapporteras in löpande och sammanställa resultaten
- Följa upp att beslutade enkäter och effektmätningar genomförs
Personal, system och dokumentation:
-
- Administration vid nyanställningar och avslut, anställningsdokument och personalregister
- Administrera användarkonton, Adobe Admin, Google Admin och andra behörigheter och system
- Passerbrickor, nycklar och andra praktiska behörigheter
- Struktur och arkivering av avtal, register, mallar och andra viktiga dokument
Projekt- och verksamhetsadministration:
- Stötta projektledare med dokumentation, sammanställningar och administrativa deadlines
- Förbereda administrativa delar av ansökningar och redovisningar, formatera material och hantera inskick i digitala system
- Hantera gemensamma administrativa mejl och förfrågningar
- Bidra till att utveckla och förbättra administrativa rutiner
- Hantera inköp, leveranser, post och praktiska frågor kring lokal och kontor
- Vid behov kan även enklare kommunikationsuppgifter ingå, exempelvis att publicera information eller bilder i sociala medier.
Vem är du?
- Erfarenhet av bred administration där ekonomiadministration har ingått
- Van vid fakturor, kvitton och ekonomiska underlag
- Strukturerad, noggrann och bra på att följa upp det som behöver bli gjort
- Självständig och van att hantera flera parallella uppgifter och deadlines
- God digital vana och lätt för att sätta dig in i nya system
- Uttrycker dig mycket väl på svenska och skriver tydliga protokoll, sammanställningar och administrativa texter
Du är ansvarstagande, självgående och initiativtagande: du ser vad som behöver göras, driver dina uppgifter framåt och följer upp sådant som riskerar att falla mellan stolarna. Samtidigt samarbetar du nära andra och kommunicerar tydligt. Vi lägger stor vikt vid personliga förmågor. Du behöver inte kunna alla system från början – det viktiga är en stabil administrativ grund, trygghet med ekonomiadministration och förmåga att utveckla nya rutiner.
Meriterande:
- Erfarenhet av ekonomisystem som Visma/Spiris
- Löne- eller personaladministration
- Projekt- eller styrelseadministration
- Ideell eller projektfinansierad verksamhet, eller verksamhetsstatistik
- Engelska
Det här erbjuder Fanzingo
Fanzingo ska vara en hållbar arbetsplats där arbete går att kombinera med hälsa, föräldraskap och livet utanför jobbet:
- En timmes lunch inom arbetstiden
- Två timmars friskvård på betald arbetstid per vecka
- Bidrag för friskvård, tandvård, sjukvård och vaccin
- Inget karensavdrag
- Vårdbesök på betald arbetstid
- Upp till fyra dagar per år för vård av anhörig på betald arbetstid
- Föräldralön vid föräldraledighet
- Hemarbete på fredagar
Du får en bred roll nära verksamheten och möjlighet att påverka hur administrationen utvecklas, på en arbetsplats som aktivt arbetar med arbetsmiljö, jämlikhet och inkludering.
Ansökan
Heltidsanställning direkt hos Stiftelsen Fanzingo, med sex månaders provanställning som övergår i tillsvidareanställning. Placering på kontoret i Alby, Botkyrka; på plats måndag–torsdag, hemarbete möjligt på fredagar. Tillträde så snart som möjligt.
Rekryteringen sker i samarbete med Miljonbemanning. Ansök via länken nedan med CV och några korta frågor. Sista ansökningsdag 4 oktober 2026, urval sker löpande.
Frågor: info@miljonbemanning.se